DVS sistema mūsų įmonėje atsirado ne todėl, kad buvome progresyvūs. Ji atsirado todėl, kad vieną lapkričio popietę supratome, jog nebeturime sutarties su didžiausiu klientu. Originalas – dingęs. Kopija – niekada nebuvo padaryta. Klientas reikalauja garantinio remonto, o mes negalime įrodyti, kad garantija jau pasibaigusi.
Ta istorija baigėsi gerai – po trijų dienų raustis archyve dokumentas atsirado ne tame segtuvo, kuriame turėjo būti. Tačiau tos trys dienos pakeitė viską.
Kaip atrodo chaosas iš vidaus
Lengva kalbėti apie dokumentų valdymą abstrakčiai. Sunkiau – prisipažinti, kaip iš tikrųjų atrodo kasdienybė daugelyje įmonių.
Sąskaitos ateina į bendrą el. paštą. Kas jas mato pirmas, tas ir atsisiunčia. Kartais persiunčia buhalterijai, kartais – pamiršta. Mėnesio pabaigoje ieškoma, kas kur dingo.
Sutartys saugomos trijose vietose – popierinė versija archyve, skenuota kopija kažkieno kompiuteryje, juodraštis dar kažkur. Kuri versija galutinė? Kiekvienas turi savo nuomonę.
Darbuotojas išeina iš darbo – jo kompiuteryje lieka metų darbas. Niekas tiksliai nežino, kas ten yra. Diskas nugula į stalčių „vėlesniam laikui”. Tas laikas niekada neateina.
Pirmoji reakcija visada ta pati
„Mums to nereikia. Mes maži. Mes susitvarkom.”
Girdėjau šiuos žodžius dešimtis kartų – iš kolegų, partnerių, draugų, vadovaujančių savo verslams. Ir visada noriu paklausti: o kiek laiko per savaitę praleidžiate ieškodami dokumentų? Kiek kartų dubliavote darbą, nes neradote ankstesnės versijos? Kiek nervų kainavote situacijos, kai reikėjo dokumento „vakar”?
Dažniausiai atsakymo nėra. Ne todėl, kad problema neegzistuoja – o todėl, kad ji tokia įprasta, jog nebepastebima. Kaip fonas triukšmas, prie kurio ausys prisitaikė.
Mažos įmonės mitas
Egzistuoja įsitikinimas, kad dokumentų valdymo sistemos skirtos korporacijoms. Didelėms, biurokratinėms, su šimtais darbuotojų ir tonomis popierių.
Realybė priešinga. Didelės įmonės turi resursų chaosui valdyti – jos gali samdyti žmones, kurių darbas vien tik archyvavimas. Mažos įmonės tokios prabangos neturi. Ten kiekvienas dirba kelis darbus, ir dokumentų tvarkymas visada nustumiamas į antrą planą.
Dešimties žmonių įmonėje vienas pamestas dokumentas sukelia kur kas didesnę krizę nei šimto žmonių organizacijoje. Nes nėra kam deleguoti ieškojimo. Nes visi užsiėmę. Nes „padarysiu vėliau” tampa „kodėl niekas nepadarė”.
Technologijos, kurios neišgąsdina
Seniau dokumentų valdymo sistemos atrodė kaip kosminiai laivai – sudėtingos, brangios, reikalaujančios IT specialistų komandos. Tai atbaidė daugelį.
Šiandien situacija kitokia. Sistemos tapo intuityvios – jei moki naudotis el. paštu, moki naudotis DVS. Kainos prieinamos – mėnesinis mokestis mažesnis nei vienos darbuotojo dienos atlygis. Diegimas greitas – ne mėnesiai, o savaitės.
Bet svarbiausia – nereikia keisti visko iš karto. Galima pradėti nuo vieno dalyko. Tik sutartys. Arba tik sąskaitos. Arba tik personalo dokumentai. Vienas aplankas, viena problema, vienas sprendimas. O tada – plėsti.
Kas pasikeičia praktiškai
Ryte ateini į darbą. Klientas skambina dėl praėjusių metų projekto. Anksčiau tai reikštų: „Palauksiu, patikrinsiu archyvą, perskambinsiu.” Dabar – įvedi projekto pavadinimą, matai visus susijusius dokumentus, atsakai iš karto.
Kolega serga. Jos kompiuteryje – svarbūs failai. Anksčiau – problema. Dabar – jokio skirtumo, nes dokumentai sistemoje, ne individualiame kompiuteryje.
Auditas. Anksčiau – panika likus savaitei. Dabar – ramybė. Visi dokumentai vienoje vietoje, su datomis, versijomis, istorija. Auditorius gauna prieigą, susiranda viską pats.
Vienas pokalbis, kuris įstrigo
Prieš porą metų kalbėjausi su pažįstamu, kurio įmonė perėjo prie skaitmeninio dokumentų valdymo. Paklausiau, kas labiausiai nustebino.
„Laikas”, – atsakė jis. „Ne todėl, kad dabar greičiau randame dokumentus. O todėl, kad supratome, kiek laiko prarasdavome anksčiau. Kai nebereikia ieškoti – pamatai, kiek ieškodavai.”
Jis pasakojo, kad pirmąjį mėnesį darbuotojai nežinojo, ką veikti su „laisvu” laiku. Jie buvo įpratę, kad dalis dienos skiriama failų ieškojimui, versijų tikrinimui, popierių raustymui. Kai to neliko – atsirado erdvė tikram darbui.
Kada pradėti
Atsakymas paprastas: prieš krizę. Ne tada, kai dingsta svarbus dokumentas. Ne tada, kai auditas jau ant nosies. Ne tada, kai darbuotojas išeina ir pasirodo, kad tik jis žinojo, kur kas guli.
Kiekviena diena be sistemos – tai diena, kai dokumentai kaupiasi chaotiškai. Kuo ilgiau delsiama, tuo didesnis darbas laukia. Šimtas dokumentų sutvarkyti lengviau nei tūkstantis.
Mūsų įmonėje DVS atsirado po krizės. Tai buvo brangi pamoka – streso, sugaišto laiko, beveik prarastų pinigų. Geriau mokytis iš svetimų klaidų nei kartoti savas.
Tą lapkričio popietę archyve, kai trečią valandą iš eilės rausiuosi senuose segtuvuose, pažadėjau sau: daugiau niekada. Pažadą ištesėjau.
